Clientes

Servicio a Clientes

Nuestros clientes son el centro de nuestro modelo de negocio. Saber qué quieren –y ofrecérselo en el momento adecuado– exige una organización meticulosa, atención por los detalles e innovación tecnológica en todas las fases de nuestra actividad. También nos obliga a buscar la mayor eficiencia en nuestras operaciones y a cumplir meticulosamente con nuestros compromisos de sostenibilidad.

Para estar a la altura de las expectativas de nuestros clientes, escuchamos atentamente sus sugerencias y comentarios, analizamos los datos de venta en tiempo real, realizamos tiradas de producción cortas e invertimos en logística y tecnología de última generación.

The Haciendas Company” avanzamos con las nuevas tecnologías impulsando aquellos servicios que nos permitan ser más competitivos e innovadores a la vez que socialmente responsables. Esta motivación nos ha hecho seleccionar canales para el intercambio de información con nuestros colaboradores, proveedores y clientes para que cada vez sean más seguros y robustos.

Esta motivación nos ha llevado a abordar un proyecto de Digitalización Tecnológica encaminado a eliminar el papel, y las comunicaciones vinculadas al mismo, gestionando documentos en formato electrónico con plena validez jurídica a través de canales electrónicos definidos y gestionados de forma segura.

El primer paso es el intercambio de facturas, que pasarán de ser físicas a ser facturas electrónicas, que están reguladas en España por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, considerando que una factura electrónica es “una factura que se expide y recibe en formato electrónico”.

Si bien las Administraciones Públicas ya han regulado que todos los contratistas públicos deban presentar facturas electrónicas para el cobro de sus servicios, en el mundo privado aún no hay un requerimiento legal obligatorio que permita extender las ventas y compras a la facturación electrónica, aunque si es optativo y legal, y en un futuro no muy lejano será un requisito obligatorio para todo tipo de empresas y organismos.

The Haciendas Company ha seleccionado la Plataforma-PRP de Facturación Electrónica de la empresa FIRMA-E, para habilitar la presentación de facturas electrónicas y documentos a nuestras empresas, por lo que en breve recibirá una invitación de ésta compañía para que genere un alta en la dirección https://colabora.the-haciendas.com/. En el proceso de alta podrá habilitar los usuarios que necesite para presentar sus facturas tanto en formato pdf como xml (en ambos casos firmadas electrónicamente), pudiendo delegar la firma de las facturas en el proveedor FIRMA-E.

El Grupo THC ha abordado un proyecto de facturación electrónica que inicia su andadura este mes de septiembre de 2019. Las principales ventajas para los proveedores son:

AHORRO DE COSTES

Ahorro aproximado de 8 €/factura, en consenso con los principales estudios de digitalización, ahorro en papel, impresión, correo.

MINIMA Y RETORNO DE INVERSION

El coste mensual de gestión de 10 € (para las primeras 10 facturas mensuales) se amortiza con la primera factura que se emita.

SERVICIOS ON LINE

El estado de las facturas se integra con el ERP de “The Haciendas Company” por lo que puede consultar en cualquier momento el estado de una factura, conocer si se ha enviado a pago o los motivos del rechazo para solventarlos on line. Evitar incidencias y resolverlas on line cuando se produzcan repercute directamente en acortar los plazos de cobro.

SERVICIO GLOBAL

El Portal B2B de FIRMA-E permite la presentación de facturas a múltiples empresas (RENFE, RTVE, BON PREU, HEFAME, ORENES, DISFRIMUR, .., etc) y Administraciones (FACe, FACeB2B), por lo que el proveedor puede automatizar la presentación de facturas electrónicas a todas las Empresas y Administraciones que le soliciten facturas electrónicas.

AUTOMATIZACION

La carga o generación de las facturas puede ser manual, pero también mediante STFP o Web Services, los proveedores que más facturan pueden automatizar la presentación de forma sencilla.

SEGURIDAD

Solo aquellas personas autorizadas del proveedor y del cliente acceden a los datos de la facturación, evitando ataques de seguridad como la suplantación de la identidad en los procesos de pago de facturas.

EFICIENCIA

La relación cliente-proveedor aumenta su eficiencia permitiendo tanto al cliente presentar documentos al proveedor, como al proveedor presentarlos al cliente, simplificando las gestiones administrativas y los trámites de gestión documental.

REPOSITORIO DOCUMENTAL

El portal actúa como repositorio de la relación comercial, almacenando facturas, albaranes, pedidos, contratos y cualquier documento del cliente.

ATENCION AL USUARIO

El proveedor dispone de un mail y teléfono de atención al usuario para solventar las dudas o consultas que tenga sobre las incidencias que se produzcan.

Para la presentación y gestión de Facturas se cuenta con el desarrollo Plataforma-PRP de Facturación Electrónica de la empresa FIRMA-E. El funcionamiento sigue el siguiente esquema:

La solución Plataforma PRP-facturación electrónica permite definir un entorno de colaboración entre The Haciendas Company (en adelante THC) y sus interlocutores (clientes y proveedores). A través de la Plataforma PRP los proveedores podrán intercambiar todo tipo de documentos relacionados con su actividad empresarial, tales como Facturas, Pedidos, Albaranes, Contratos, Acuerdos… con THC.

Los principales valores añadidos que la Plataforma PRP aporta a su empresa son los siguientes:

· Solución SaaS: pago por uso sin licencias.
· En servicio: actualmente más de 100 grandes clientes.
· Escalable: permite gestionar desde pocos documentos a grandes volúmenes.
· Estado de los documentos: A través de la misma plataforma, con seguimiento del estado de generación y proceso de cada documento.
· Seguridad de la Información: Sujeta a los estándares ISO 9001 e ISO 27001 la completa prestación de los servicios.

 

Grupo THC  adquiere el compromiso con sus CLIENTES de establecer relaciones basadas en la confianza y respeto mutuo, la calidad de los productos y servicios, la aportación recíproca y la integridad en las relaciones comerciales, maximizando sinergias y ahorros.

Desde este portal, podrá presentar sus facturas electrónicas a Grupo THC . Dichas facturas podrá generarlas usted mismo, gracias a nuestro formulario para la creación de factura electrónica; si usted dispone de un sistema capaz de generar factura electrónica en formato XML facturae 3.2, tambén podrá presentarlas. Además del envío de facturas, también puede consultarlas y llevar un seguimiento de su estado. En cualquier caso, toda factura que se genere o emita a través del portal ha de estar firma digitalmente con un certificado digital válido, como por ejemplo el DNI electrónico (DNIe)

Servicios del Portal

  • La posibilidad de presentación de facturas, en la zona privada del portal, son las siguientes:
    Creación y registro: si el proveedor no puede crear la factura electrónica por sus propios medios, el portal le permitirá el acceso a un formulario para crear, firmar y registrar la factura electrónica.
  • Depósito y registro: si el proveedor puede generar la factura electrónica, en los formatos aprobados por el cliente y por sus propios medios, podrá depositar la factura y registrarla en una carpeta asignada
    al proveedor en el portal.
  • Envío y registro: si el proveedor dispone de medios para crear y registrar sus propias facturas electrónicas en los formatos aprobados por el cliente, se le habilitará un servicio web para enviar y registrar las facturas de forma automatizada.

AHORRO DE COSTES

Ahorro aproximado de 8 €/factura, en consenso con los principales estudios de digitalización, ahorro en papel, impresión, correo. 

SERVICIOS ON LINE

El estado de las facturas se integra con el ERP de “The Haciendas Company” por lo que puede consultar y descargar en cualquier momento el estado de una factura.

AUTOMATIZACION

La descarga o generación de las facturas puede ser manual, pero también mediante STFP o Web Services, los clientes con volumen pueden automatizar la recepción de forma sencilla.

SEGURIDAD

Solo aquellas personas autorizadas del cliente acceden a los datos de la facturación, evitando ataques de seguridad como la suplantación de la identidad en los procesos de pago de facturas.

EFICIENCIA

La relación cliente-proveedor aumenta su eficiencia permitiendo tanto al cliente presentar documentos al proveedor, simplificando las gestiones administrativas y los trámites de gestión documental, entre las dos partes.

REPOSITORIO DOCUMENTAL

El portal actúa como repositorio de la relación comercial, almacenando facturas, albaranes, pedidos, contratos y cualquier documento que el cliente solicite.

ATENCION AL USUARIO

El cliente dispone de un mail y teléfono de atención al usuario para solventar las dudas o consultas que tenga sobre las incidencias que se produzcan.

 

Se deben tener en cuenta los beneficios que aportará a nuestros clientes y proveedores la implantación de la factura electrónica en el sistema de información de THC

sistema capaz de generar factura electrónica en formato XML facturae 3.2, tambén podrá presentarlas. Además del envío de facturas, también puede consultarlas y llevar un seguimiento de su estado. En cualquier caso, toda factura que se genere o emita a través del portal ha de estar firma digitalmente con un certificado digital válido, como por ejemplo el DNI electrónico (DNIe).

Los beneficios que proporciona la implantación de la factura electrónica son:

  • Ahorro en la emisión de facturas
  • Ahorro en el envío de las facturas
  • Ahorro en espacio físico de almacenamiento

Ahorro en la emisión de facturas

Al implantar la facturación electrónica en la  empresa, se reduce el gasto que produce la  impresión de la factura en papel, (papel, tinta,  electricidad.) El coste de la emisión de una factura suele ser  aproximadamente de 18 céntimos de euro.

Ahorro en el envío de facturas

El envío de la factura electrónica suele  realizarse por medios electrónicos  (habitualmente) con el consiguiente  ahorro en dicho envío: sobres, sellos,  franqueos, mensajeros, . El coste de envío de una factura por  correspondencia ordinaria es de unos  35 céntimos de euro cada envío (sobre  y sello).

Ahorro en emisión y envío de facturas

 

También se debe tener en cuenta que el ahorro en papel colabora con el  mantenimiento y preservación del medio ambiente, evitando la tala de árboles  para la elaboración de papel. El valor medioambiental de los bosques es vital para nuestra existencia, por lo que  debemos intentar, en la medida de nuestras posibilidades, contribuir a su  conservación.

 

Ahorro en espacio físico

Otro ahorro destacable es el espacio físico  necesario para almacenar las facturas. Como ejemplo citaremos que actualmente se  pueden almacenar en menos de 2 cm y en  formato electrónico, cuatro veces más facturas  de las que se pueden almacenar en papel en  una habitación. Este ahorro en espacio físico permitirá aprovechar  los almacenes de papel de las oficinas para  optimizar la gestión de la empresa. En algunos casos las necesidades de  almacenamiento de papel fuerzan la ampliación  de almacenes y oficinas en las pymes o la  contratación de servicios de almacenamiento  externos. El ahorro en este caso es difícilmente  cuantificable.

La implantación de la factura electrónica ofrece el ahorro en tiempo de la ejecución de los procesos, aparte de  otros beneficios como los que vamos a ver a continuación:

  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes
  • Liberación de tareas administrativas
  • Agilidad en la localización de información
  • Agilidad en el proceso de cobro
  • Agilidad en la toma de decisiones
  • Oportunidad en la información, tanto en la recepción-envío
  • Facilidad en los procesos de auditoria
  • Reducción de tiempos de gestión
  • Control de acciones erróneas en los procesos de facturación – contabilidad por medio de sistemas de alerta.
  • Obtención de información en tiempo real

  • En el del informe de “Ahorro por Factura – Plan Avanza”  extraído del documento factura electrónica, “Factura-e” facilitado por los Ministerios de Economía y Hacienda, y el de Industria. Turismo y Comercio, donde determina que una factura física cuesta 3,53€.
  • Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) cifra en aproximadamente 0,70 de ahorro por factura para el emisor y hasta 2,78€ por factura para el receptor en el empleo de facturas electrónicas.
  • El estudio publicado por AMETIC Asociación Multisectorial de Empresas de la Electrónica, las Tecnologías de la Información y la Comunicación, de las Telecomunicaciones y de los Contenidos Digitales. “Informe de ahorros de la Factura Electrónica”, estima que la emisión de facturas tiene un coste por unidad de 4,45€ cuando se realiza en papel y de 1,64€ cuando se utiliza el formato electrónico.  La diferencia es aún mayor cuando se trata de la recepción de facturas, que pasa de los 7,22€ en papel a solo 2,27€ en formato electrónico. Ahorro de emisión 2,81€ y ahorro en recepción 4,95€.
  • En el estudio que contempla los mismos datos que el informe anterior, en ambos estudios contemplan la información/costes de una forma sesgada, ya que no contemplan reimpresiones, remisión por correo certificado… etc.
  • El siguiente estudio de Digital Affaires comparativo, establece para España unos ahorros de 4,45 € en Emisión y 7,22€ en recepción.

Para comenzar a emitir factura electrónica, el primer paso es acceder a la aplicación. Para ello, deberá ser invitado por Thermologic express a través de un correo electrónico en el que se le indicará un código de activación único. Una vez disponga de este código deberá acceder a Alta en el portal, introducir el código y seguir el asistente. Como resultado de este registro se creará su empresa y un usuario en el sistema, no obstante éstos deberán ser aprobados por el administrador de la aplicación tras revisar que los datos introducidos son correctos.

Una vez activada su empresa y usuario, podrá acceder con usuario y contraseña o con certificado digital desde la página de inicio o desde la página de acceso al portal

El portal de proveedores permite presentar una factura telemáticamente. Dicha factura ha de estar en formato XML Facturae 3.2.

Para realizar el proceso, primero debe pulsar en la opción “Facturas > Cargar factura-e” en el menú de superior; a continuación seleccione el fichero que contiene su factura a través del diálogo «Examinar». El sistema realizará una validación de la factura a varios niveles: formato, contable y de firma electrónica. Si la factura no es válida por algún motivo se le informará del problema.

Si la factura es válida podrá pulsar el botón «Siguiente» y acceder a la pestaña de «Firma electrónica» donde se le dará información sobre la firma electrónica. Si la factura no está firmada, podrá hacerlo en este momento siempre que tenga un certificado digital disponible.

A continuación podrá elegir entre dos opciones:

  • Guardar borrador: permite almacenar la factura en el sistema sin presentarla (por ejemplo porque aún no ha sido firmada electrónicamente o por cualquier otro motivo
  • Presentar y guardar: almacena la factura en el sistema y, además, la presenta al sistema de gestión de Grupo THC

Una vez presentada su factura, podrá realizar un seguimiento de la misma a través de la opción del menú superior: Facturas > Gestionar facturas»

Con la factura ya cumplimentada, queda darle validez legal firmándola digitalmente. Recuerde que para esto necesita tener un certificado digital válido instalado en su ordenador. Para la firmar la factura el usuario sólo debe hacer click el en botón Firmar y aparecerá una ventana mostrando todos los certificados instalados y disponibles. Una vez seleccionado el certificado con él que se quiere firmar se acepta el cuadro de diálogo, y se iniciará el proceso de firma. Si todo ha ido bien se mostrará la información de la firma y se le permitirá presentar la factura.

NOTA: El proceso de firma puede tardar unos minutos, especialmente si usa DNIe, por lo que debe ser paciente y esperar hasta que el proceso finalice.

Como el proceso de firma se hace su equipo, éste debe tener instalado el plugin Java en el navegador. Si no lo tiene, puede descargarlo desde la web de JAVA.

Además de crear y presentar facturas, puede llevar un seguimiento de las mismas en Facturas > Gestionar facturas. Al acceder a esta página se le mostrará un listado de todas aquellas facturas que haya presentado con un resumen de la información más relevante y con el estado de la factura:

  • Borrador: la factura ha sido almacenada correctamente en el sistema pero no se ha presentado, por lo que no se contabilizará.
  • Presentada: la factura ha sido almacenada y presentada.
  • Validada: la factura ha sido procesada y está en proceso de pago.
  • Rechazada: la factura ha sido rechazada por algún motivo.
  • Pagada: la factura ha sido pagada en su totalidad
  • Parcialmente pagada: la factura ha sido parcialmente pagada

Grupo THC, mantiene una comunicación activa con sus proveedores, con el objetivo de conocer su valoración en la relación que mantienen con la entidad. Además, también promueve y participa en encuentros relacionados con el desarrollo de la función de compras.

01 INICIO

Recibirá una comunicación del grupo THC indicándole el inicio del proyecto y las fechas del mismo (para comunicar los plazos)

02 EMAIL- CARTA

Recibirá una carta o un correo electrónico a la cuenta de contacto con una clave de alta en el portal y una url para generar el alta como proveedor en el Portal-PRP

03 ALTA PORTAL

El alta en el Portal-PRP le habilitará para presentar facturas al Grupo THC, en aquellas empresas en las que esté autorizado

04 USUARIOS

En el proceso de alta podrá autorizar varios usuarios desde el panel de control

05 ACEPTACION

En la aceptación de las condiciones del portal, autorizará el pago de la tarifa establecida

06 FINAL

Una vez generada el alta podrá cambiar la información y las condiciones desde el panel de control del Portal-PRP