E-Factura

Factura Electrónica

  • Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.
  • Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.
  • Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
  • Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular,  están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

NORMATIVA LEGAL

En él se regulan aspectos como:

  • Obligación de expedir factura.
  • Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
  • Expedición por terceros.
  • Contenido de la factura.
  • Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
  • Especificidades de la factura electrónica.
  • Plazos. Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas. Regímenes especiales. Conservación.

PROYECTO THE HACIENDAS COMPANY (EN ADELANTE THC):

The Haciendas Company” avanzamos con las nuevas tecnologías impulsando aquellos servicios que nos permitan ser más competitivos e innovadores a la vez que socialmente responsables. Esta motivación nos ha hecho seleccionar canales para el intercambio de información con nuestros colaboradores, proveedores y clientes para que cada vez sean más seguros y robustos.

Esta motivación nos ha llevado a abordar un proyecto de Digitalización Tecnológica encaminado a eliminar el papel, y las comunicaciones vinculadas al mismo, gestionando documentos en formato electrónico con plena validez jurídica a través de canales electrónicos definidos y gestionados de forma segura.

El primer paso es el intercambio de facturas, que pasarán de ser físicas a ser facturas electrónicas, que están reguladas en España por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, considerando que una factura electrónica es “una factura que se expide y recibe en formato electrónico”.

Si bien las Administraciones Públicas ya han regulado que todos los contratistas públicos deban presentar facturas electrónicas para el cobro de sus servicios, en el mundo privado aún no hay un requerimiento legal obligatorio que permita extender las ventas y compras a la facturación electrónica, aunque si es optativo y legal, y en un futuro no muy lejano será un requisito obligatorio para todo tipo de empresas y organismos.

The Haciendas Company ha seleccionado la Plataforma-PRP de Facturación Electrónica de la empresa FIRMA-E, para habilitar la presentación de facturas electrónicas y documentos a nuestras empresas, por lo que en breve recibirá una invitación de ésta compañía para que genere un alta en la dirección https://colabora.the-haciendas.com/. En el proceso de alta podrá habilitar los usuarios que necesite para presentar sus facturas tanto en formato pdf como xml (en ambos casos firmadas electrónicamente), pudiendo delegar la firma de las facturas en el proveedor FIRMA-E.

El Grupo THC ha abordado un proyecto de facturación electrónica que inicia su andadura este mes de septiembre de 2019. Las principales ventajas para los proveedores son:

AHORRO DE COSTES

Ahorro aproximado de 8 €/factura, en consenso con los principales estudios de digitalización, ahorro en papel, impresión, correo.

MINIMA Y RETORNO DE INVERSION

El coste mensual de gestión de 10 € (para las primeras 10 facturas mensuales) se amortiza con la primera factura que se emita.

SERVICIOS ON LINE

El estado de las facturas se integra con el ERP de “The Haciendas Company” por lo que puede consultar en cualquier momento el estado de una factura, conocer si se ha enviado a pago o los motivos del rechazo para solventarlos on line. Evitar incidencias y resolverlas on line cuando se produzcan repercute directamente en acortar los plazos de cobro.

SERVICIO GLOBAL

El Portal B2B de FIRMA-E permite la presentación de facturas a múltiples empresas (RENFE, RTVE, BON PREU, HEFAME, ORENES, DISFRIMUR, .., etc) y Administraciones (FACe, FACeB2B), por lo que el proveedor puede automatizar la presentación de facturas electrónicas a todas las Empresas y Administraciones que le soliciten facturas electrónicas.

AUTOMATIZACIÓN

La carga o generación de las facturas puede ser manual, pero también mediante STFP o Web Services, los proveedores que más facturan pueden automatizar la presentación de forma sencilla.

SEGURIDAD

Solo aquellas personas autorizadas del proveedor y del cliente acceden a los datos de la facturación, evitando ataques de seguridad como la suplantación de la identidad en los procesos de pago de facturas.

EFICIENCIA

La relación cliente-proveedor aumenta su eficiencia permitiendo tanto al cliente presentar documentos al proveedor, como al proveedor presentarlos al cliente, simplificando las gestiones administrativas y los trámites de gestión documental.

REPOSITORIO DOCUMENTAL

El portal actúa como repositorio de la relación comercial, almacenando facturas, albaranes, pedidos, contratos y cualquier documento del cliente.

ATENCION AL USUARIO

El proveedor dispone de un mail y teléfono de atención al usuario para solventar las dudas o consultas que tenga sobre las incidencias que se produzcan.

Para la presentación y gestión de Facturas se cuenta con el desarrollo Plataforma-PRP de Facturación Electrónica de la empresa FIRMA-E. El funcionamiento sigue el siguiente esquema:

La solución Plataforma PRP-facturación electrónica permite definir un entorno de colaboración entre The Haciendas Company (en adelante THC) y sus interlocutores (clientes y proveedores). A través de la Plataforma PRP los proveedores podrán intercambiar todo tipo de documentos relacionados con su actividad empresarial, tales como Facturas, Pedidos, Albaranes, Contratos, Acuerdos… con THC.

Los principales valores añadidos que la Plataforma PRP aporta a su empresa son los siguientes:

  • Solución SaaS: pago por uso sin licencias.
  • En servicio: actualmente más de 100 grandes clientes.
  • Escalable: permite gestionar desde pocos documentos a grandes volúmenes.
  • Estado de los documentos: A través de la misma plataforma, con seguimiento del estado de generación y proceso de cada documento.
  • Seguridad de la Información: Sujeta a los estándares ISO 9001 e ISO 27001 la completa prestación de los servicios.

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

La Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor”.

De esta definición extendida en todo el mercado, se transmite tres condicionantes para la realización de e-Factura:

  • Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros)
  • Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador).
  • Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.

Por último y para que tuviera la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).

El artículo 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre define la firma electrónica reconocida como: “la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma”.

Para obtener una firma electrónica reconocida, se den cumplir tres condiciones:

  • Que sea una firma electrónica avanzada
  • Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que “cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto “a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes”.
  • Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías:
    • Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto.
    • Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente en cada momento.
    • Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros.
    • Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma.

Adicionalmente, y como requisito de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son:

  • Núm. Factura
  • Fecha expedición
  • Razón Social emisor y receptor
  • NIF emisor y “receptor”
  • Domicilio emisor y receptor
  • Descripción de las operaciones (base imponible)
  • Tipo impositivo
  • Cuota tributaria
  • Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Para cumplir con la norma y dotar a una factura electrónica de la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada, basada en certificado reconocido, y ser transmitido de un ordenador a otro con el consentimiento de ambas partes.

Abordar un proyecto de emisión de factura electrónica es una decisión que tiene implicaciones más allá de la tecnología seleccionada. En el marco de dicho proyecto son varios los aspectos que se deben tener en cuenta, tales como los formatos utilizados, los mecanismos de envío a los clientes, el proceso de almacenamiento y custodia de los datos, la conexión con los sistemas de información de la organización para la emisión de las facturas, …, etc., en todo caso no se ha de perder de vista que es preciso disponer del consentimiento de los destinatarios de dichas facturas para su emisión, por lo que se debe llegar a un acuerdo con los clientes utilizando los sistemas que les permitan cumplir con sus obligaciones de una forma fácil y cómoda.

Las obligaciones del emisor de factura electrónica son las siguientes:

  • Obtención del consentimiento del receptor, por cualquier medio, verbal o escrito.
  • Creación de la factura electrónica mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos.
  • Firma electrónica reconocida.
  • Remisión telemática de la factura.
  • Conservación de copia o matriz de la factura
  • Contabilización y anotación en registros de IVA
  • Conservación durante el período de prescripción
  • Garantía de accesibilidad completa
    • visualización,
    • búsqueda selectiva,
    • copia o
    • descarga en línea e impresión.
  • El emisor de la factura puede subcontratar todas las fases anteriores sin perder su responsabilidad. Aunque se permite la subfacturación a terceros, es el obligado tributario el responsable de cumplir todas estas obligaciones.

El receptor de factura electrónica tiene que cumplir con una serie de requisitos antes de aceptar como válida dicha factura, a continuación se relacionan los principales aspectos que debe considerar y cumplir:

  • Recepción de la factura por medios electrónicos
    • El destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma.
    • El destinatario debe conservar los originales firmados.
  • Contabilización y anotación en registros de IVA.
  • Conservación durante el período de prescripción.
  • Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa:
    • visualización,
    • búsqueda selectiva,
    • copia o
    • descarga en línea e impresión.
  • Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin perder su responsabilidad.

Respecto del formato de la factura electrónica, se debe tener en cuenta que para “tratar” una factura electrónica existen una serie de parámetros que se deben analizar:

    • En primer lugar, la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura. No existe un formato único para la factura electrónica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. La Agencia Tributaria, utiliza XML con una estructura determinada conocida como formato “Facturae” (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI).
    • En segundo lugar, el formato en que se crea la firma electrónica o estructura de composición de la misma. Al igual que con la estructura del fichero, no existe un formato único. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF, …. La Agencia Tributaria utiliza firma con formato XML dado por el estándar XadES.
    • Finalmente tanto el contenido de la factura, como la firma vienen en un único fichero. Siempre es aconsejable la utilización de estándares.

También es preciso tener en cuenta, que una factura electrónica no puede ser emitida si el receptor no ha otorgado su consentimiento al receptor, para ello:

    • Es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal o escrito. En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente. El destinatario debe estar de acuerdo en los formatos en los que se va a facturar electrónicamente.
    • La ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre, establece el formato factura-e como obligatorio para la recepción de facturas por parte de la Administración General de Estado y en concreto que las facturas electrónicas deberán ajustarse al formato de firma electrónica a la especificación XML Advanced Electronic Signatures (XAdES), ETSI TS 101 903.

Dentro de las medidas estructurales del Plan de erradicación de la morosidad en el sector público, la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, dotada de carácter básico y, por tanto, aplícale a todas las Administraciones Públicas, tiene por objetivo impulsar el uso de la factura electrónica y crear el registro contable de facturas. Esta medida permitirá una mayor protección del proveedor, reduciendo la morosidad del sector público, y un mejor control contable de las facturas pendientes de pago, lo que contribuirá a mejorar el control del gasto público y reforzar la transparencia.

Normativa:

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS Y DATOS

PRP dispone de un doble almacenamiento de la documentación y los datos vinculados a la facturación, en primer lugar dispone de una Base de Datos Documental gestionada mediante Alfresco, que se ocupa del almacenamiento de todas las facturas generadas y/o recibidas por el cliente, en segundo lugar dispone de una Base de Datos Relacional para gestionar la documentación básica y acelerar las búsquedas y recuperación de documentos.

PRP almacenará las facturas emitidas durante seis meses para su gestión y tramitación. El almacenamiento seguro por períodos más largos de conservación es opcional y podrá ser solicitado por el cliente y tarificado de forma independiente.

SEGUIMIENTO DOCUMENTOS

El servicio PRP permite que el Proveedor reciba información on-line del estado de la factura simplemente accediendo al contenido del Portal-PRP:

  • Registrada (ID y fecha de registro)
  • Contabilizada
  • Aceptada
  • Rechazada, con motivación
  • Reconocimiento obligación para pago
  • Pagada.

Si el Proveedor dispone de un ERP que produzca facturas electrónicas, puede solicitar una integración vía servicios web que le permitirá generar y presentar facturas de forma automatizada.

El servicio de Atención a Usuarios (CAU), atiende a través de mail las incidencias que surjan en el proceso de gestión de facturas electrónicas en el Portal.

Este servicio será un punto único de entrada de incidencias y consultas, así como de nuevas solicitudes de servicio tales como la integración con nuevos proveedores.

El CPD que almacena los sistemas de la Plataforma PRP-Factura Electrónica están ubicados en el data center de ACENS en Madrid.

A nivel de instalaciones, se ha diseñado el Centro con un grado de disponibilidad TIER-III según las recomendaciones de UPTIME INSTITURE (TIER), garantizando una disponibilidad del 99,99% de uso de las instalaciones.

A nivel de seguridad, La operación del CPD está en proceso de obtención de la certificación ISO 27001 cumpliendo los controles principales y requisitos establecidos por ésta norma internacional de seguridad

A nivel operativo, se siguen procedimientos y buenas practicas basada en el estándar ITIL – BS17779 –ISO 2000

Dispone adicionalmente de monitorización de la Plataforma PRP-Factura Electrónica en servicio 24 x 7. Mantenimiento correctivo ante detección de incidencias del servicio.